Hướng dẫn sắp xếp các chứng từ hồ sơ kế toán nhanh gọn

0
93
Hướng dẫn sắp xếp các chứng từ hồ sơ kế toán nhanh gọn 1

Lưu chứng từ và hồ sơ kế toán là công việc khá vất vả và đòi hỏi sự khoa học trong quản lý. Các nhân viên kế toán thường làm việc với rất nhiều giấy tờ cũng như hồ sơ khác nhau. Việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học, nhanh gọn sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định được vị trí hồ sơ cần tìm. Dưới đây, chúng tôi xin hướng dẫn một số bí quyết giúp việc lưu trữ giấy tờ kế toán được hiệu quả.

Quy tắc sắp xếp lưu trữ chứng từ gốc

Hãy sắp xếp các loại chứng từ gốc theo tháng, dựa vào bảng kê thuế đã trình lên cơ quan thuế. Bạn nên kẹp chung tờ khai thuế GTGT hàng tháng cùng  với các hóa đơn đầu vào và đầu ra.

Hướng dẫn sắp xếp các chứng từ hồ sơ kế toán nhanh gọn 1

Khi lưu trữ, hãy lưu các hồ sơ và chứng từ có liên quan lại với nhau.

Với các loại hóa đơn bán ra cần kèm theo phiếu thu, hợp đồng, phiếu xuất kho, thanh lý…và có đầy đủ chữ ký. Tương tự các hóa đơn mua vào cũng cần kèm theo phiếu chi, hợp đồng, phiếu nhập kho,  thanh lý,… và có đầy đủ chữ ký.

Quy tắc sắp xếp lưu trữ hợp đồng

Với những hợp đồng quan trọng, hãy cho vào một ngăn riêng và lưu trữ tại phòng kế toán. Nếu phòng kế toán đã đầy, hãy tiến hành đóng gói và ghi chú cẩn thận. Bạn có thể sử dụng thêm các loại thùng chuyên dụng và sử dụng ổ khóa riêng. Tốt nhất, bạn hãy sao lưu hợp đồng và lưu trữ tại một nơi an toàn.

Hãy phân loại hợp đồng theo từng dự án, theo thời gian ký kết và nội dung công việc.

Các hồ sơ nên có bài cứng dán tên DA (Dự án), HĐ (Hợp đồng),…ở gáy, tên dự án ghi ở khu vực bìa bên ngoài để dễ nhận biết.

Hướng dẫn sắp xếp các chứng từ hồ sơ kế toán nhanh gọn 2

Lưu hồ sơ kế toán dạng nhật ký

Hãy sử dụng nhật ký để ghi lại các hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Chia hồ sơ kế toán theo năm, sau mỗi năm lại đưa vào lưu trữ hồ sơ tài liệu. Bạn cũng nên lập folder trên máy tính để dễ kiểm soát. Các loại nhật ký thường thấy là: nhật ký chi- thu tiền, nhật ký mua- bán hàng, sổ công nợ, sổ chi tiết xuất nhập và tồn hàng hóa,…

Lưu hồ sơ lao động tiền lương

Hãy sử dụng hồ sơ riêng để lưu chứng từ và hồ sơ lao động. Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự và không có đủ không gian lưu trữ, hãy sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ để tiết kiệm chi phí và giải phóng không gian làm việc.

Hồ sơ này được lưu trữ theo cá nhân. Vì thế, bạn có thể sắp xếp theo nhiều cách khác nhau như thứ tự chữ cái, phòng ban hoặc theo kinh nghiệm làm việc,..

Về bảng lượng, hãy lập thành các folder theo từng năm, trong năm chia nhỏ thành từng tháng. Mỗi tháng bao gồm bảng thanh toán lương đã được cấp trên ký duyệt, lương chuyển khoản hoặc ký nhận tiền mặt.

>> Tham khảo: Các phương pháp cầu soi lô xổ số miền Bắc

Lưu trữ hồ sơ công nợ

Khi lưu trữ hồ sơ công nợ, hãy chia nhỏ thành từng tệp khác nhau như: biên bản đối chiếu công nợ, quyết định xử lý công nợ, biên bản đối trừ công nợ và các công văn yêu cầu giải quyết công nợ,…

Hướng dẫn sắp xếp các chứng từ hồ sơ kế toán nhanh gọn 3

Khi lựa chọn lưu trữ hồ sơ công nợ, hãy lựa chọn các không gian rộng rãi thoáng mát. Lựa chọn các kệ và các thùng đựng chuyên dụng hồ sơ để tiện cho công việc tìm kiếm cũng như trích xuất hồ sơ.

Để việc lưu chứng từ, hồ sơ được nhanh chóng và đảm bảo an toàn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ. Hiện nay trên thị trường, VinaMoves chính là đơn vị cho thuê kho lưu trữ chất lượng, an toàn hàng đầu, đáp ứng mọi yêu cần bảo quản của khách hàng.

>> Nguồn:https://www.chuyendon.net/

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here